Sådan arrangerer du dit eget LAN — fra idé til åbne døre.

Del 1 — Grundlæggende

Den første del handler om beslutningerne, der skal træffes, før du overhovedet begynder at planlægge: hvad for et event du vil lave, hvem der juridisk står bag, og hvor og hvornår det skal ligge.

Slå ikke større brød op, end du kan bage

Det vigtigste råd først: sats småt, og udvid efterhånden. Der dukker jævnligt nye events op, og en del af dem når at blive aflyst, før de overhovedet skulle afvikles — fordi ambitionerne var større end billetsalget. Det er en langt bedre oplevelse at melde udsolgt med 50 billetter end at satse på 200 deltagere og få solgt 71.

• Sats i det små, og udvid, efterhånden som eventet vokser.
• Vælg ikke en weekend, hvor der ligger lignende events i nærheden.
• Find jeres niche, og sats på den.
• Sørg for, at strøm, netværk og internetforbindelse er i orden — det er dét, deltagerne husker.

Vælg din eventtype

Events findes i alle størrelser — fra hygge-LAN i forsamlingshuset til messer med streaming og internationale hold. Typen bestemmer alt det andet: lokale, billetpris, bemanding og udstyr.

Hygge-LAN

• Forsamlingshus, skole eller lignende — typisk 10-150 deltagere.
• Folk kommer for at hygge sig med vennerne.
• Små konkurrencer med små eller ingen præmier; spil som Counter-Strike, League of Legends og Minecraft.

Konkurrence-event

• Messecenter eller stor hal — typisk 100-600 deltagere.
• Deltagerne kommer for at konkurrere: A- og B-turnering med double elimination.
• Præmier til top 3 — fx pengepræmier i A-rækken og hardware i B-rækken.

Hackathon

• Afholdes ofte af virksomheder, der vil have nye idéer og møde dygtige folk — typisk 100-200 deltagere.
• 24-48 timers arbejde i døgndrift med fuld forplejning inkluderet.
• Kontante præmier til top 3-5 trækker de dygtige til; en høj billetpris sier de useriøse fra.

Messe / EXPO

• 600+ deltagere og stor vægt på sponsorer og samarbejdspartnere.
• EXPO-området fylder typisk en tredjedel til halvdelen af den samlede plads.
• Indholdet kan være hygge, konkurrencer eller begge dele — ofte med streaming af kampene.

Selskabsform

Før planlægningen går i gang, skal der styr på, hvem der juridisk står bag eventet. Der er stor forskel på at være privatperson, forening og virksomhed — som forening eller selskab hæfter du ikke personligt, men det gælder ikke i en enkeltmandsvirksomhed.

De fleste vælger at oprette en frivillig forening. Der er lidt arbejde i det, men det betaler sig: foreningen samler de frivillige som medlemmer, og den kan søge tilskud hos kommunen og i fonde. Læs om selskabsformerne på virk.dk.

Lokation og tidspunkt

Stedet skal passe til eventtypen. Til et lokalt hygge-LAN er den lokale skole måske nok; et EXPO-event, der skal trække folk fra hele landet, kan ikke ligge langt fra alting. Det første, du skal undersøge ved et muligt sted:

• Er stedet ledigt i hele perioden — inklusive opstillings- og nedtagningsdagene?
• Er der en fiberforbindelse, der kan bruges? Vi anbefaler mindst 2 Mbit pr. deltager — og skal forbindelsen bestilles eller opgraderes, så gør det i god tid: levering af fiber kan tage måneder.
• Er der strøm nok i bygningen til deltagerantallet? Regn med 1 ampere pr. plads.
• Er faciliteterne i orden — sovesal, toiletter, bespisning, kiosk?

Tidspunktet kræver, at du ved, hvad der ellers sker: forlængede weekender og ferier er optaget af de etablerede events, og et lokalt LAN taber til byfesten samme weekend. Brug LANparty.dk til at få overblik over, hvad der allerede ligger i kalenderen, før du vælger dato.

Del 2 — Planlægning

Rammen er på plads — nu skal selve eventet planlægges: økonomien, billetterne, kiosken, sikkerheden, bemandingen og alt det, der skal ske i hallen.

Budget og økonomi

Læg et budget, før den første aftale skrives under. De store poster er halleje, strøm og netværk, forsikring, præmier, forplejning til crew — og et beløb til uforudsete udgifter, for de kommer. Regn baglæns: hvad skal billetten koste, for at det løber rundt ved halvt billetsalg? Kan svaret ikke hænge sammen, er eventet for stort — gå en størrelse ned.

Husk også likviditeten: mange af udgifterne falder, før billetindtægterne kommer ind. Depositum på hallen og forudbetalinger skal kunne dækkes, og som frivillig forening kan tilskud fra kommune og fonde være det, der bærer det første år.

Entrébilletter

Billetsalget bærer hele økonomien, så prisen skal sidde rigtigt. For dyr, og folk bliver væk; rigtigt sat, og du har langt større chance for at melde udsolgt. Og lad være med at regne med at tjene kassen på entréen — mål nummer ét er, at tingene løber rundt.

Et eksempel på en billetstruktur:

• Entrébillet — adgang til eventet, et bord og en stol, ét netværksstik og ét strømstik.
• VIP-billet — det samme, plus bredere plads (fx 100 cm i stedet for 75) og adgang et par timer før alle andre.
• Madbillet — fast forplejning, fx to gange morgenmad, frokost og aftensmad.

Kiosk

Kiosken er der, hvor der er penge at hente, hvis du spiller kortene rigtigt. Ofte vil udlejeren af stedet selv stå for kiosk eller bod — men så bestemmer de også priser, åbningstider, og om deltagerne må tage egen mad og drikke med ind. Vælger du selv at drive kiosken, er der meget arbejde i det, men også en pæn indtjening. Vær opmærksom på, at udlejer som regel tager «proppenge» — et beløb for retten til at drive egen kiosk i huset.

Beslutninger, der skal træffes: døgnåbent eller faste tider, varm mad eller kun snacks, kiosksystem — og leverandør. Lav en aftale med det lokale supermarked om at levere varerne: køber du alt ét sted, kan der forhandles en god pris, usolgte varer kan ofte returneres, og panten kan modregnes på den endelige regning.

Sikkerhed og sovesal

Driver du selv kiosken, og må folk ikke medbringe mad og drikke, er vagter ved ind- og udgange en god idé — det giver samtidig deltagerne en tryg fornemmelse af, at der er styr på tingene. Få deltagerne til at mærke deres udstyr, fx med labels I udleverer ved indgangen, så grej ikke bare kan forsvinde.

Brandveje: Før et event overhovedet kan afvikles, skal brandvejene være godkendt. Det er normalt udlejerens ansvar — ellers kan den lokale brand & redning godkende en plantegning eller komme ud og se på stedet. Husk: eventet kan blive lukket på dagen, hvis brandvejene ikke er i orden.

Sovesal: Overnatning i lokaler, der ikke er godkendt til det, kræver en anmeldelse om midlertidig overnatning til kommunen eller det lokale beredskab (brand & redning) — og den skal ind i god tid før eventet. Undersøg fra starten, om det er stedet eller jer selv, der skal stå for anmeldelsen; det er forskelligt fra sted til sted, og det er jer, det går ud over, hvis ingen har gjort det. Der skal desuden altid være brandvagt, når nogen sover. Kravene er forskellige fra kommune til kommune — nogle kræver en fast vagt i salen, andre nøjes med en runde hver halve time. Spørg, før I planlægger bemandingen.

Deltagernes udstyr: Gør det klart i jeres betingelser, at deltagerne selv har ansvaret for deres udstyr — det er deres egen indboforsikring, der dækker, hvis noget forsvinder eller går i stykker. Mærkning ved indgangen og vagter ved dørene gør, at det sjældent bliver aktuelt.

Frivillige og crew

Et event drives af frivillige, og de er den vigtigste ressource, I har. Regn med bemanding til indgang, kiosk, vagter, brandvagt i sovesalen og teknisk hjælp — døgnet rundt, i skiftehold. Lav en vagtplan, før dørene åbner.

Og så det allervigtigste: hjælperne skal have det godt. Sørg for mad og drikke, søvn og en plads at spille fra, når de har fri — og lyt til dem: har en hjælper noget på hjerte, skal der være et sted og et menneske at sige det til, og det skal blive hørt. Frivillige, der har haft et godt event, kommer igen næste år og tager deres venner med. Utilfredse hjælpere kommer ikke igen — og det gør deres venner heller ikke.

Markedsføring og billetsalg

Selv det bedste event skal findes, før det kan sælges. Opret eventet på LANparty.dk, lav en side eller gruppe der, hvor jeres deltagere i forvejen er, og åbn billetsalget i god tid — gerne flere måneder før. Early bird-billetter til de første købere giver hurtig valuta i kassen og sætter gang i snakken.

Det stærkeste markedsføringsværktøj er dog sidste års event: billeder, tal og tilfredse deltagere. Derfor er første års vigtigste opgave ikke at tjene penge — det er at aflevere et event, folk vil tilbage til.

Konkurrencer og underholdning

Uanset om det er hygge-LAN eller EXPO, skal der ske noget — ellers keder folk sig, og så tager de hjem. Konkurrencerne kan være på computeren eller helt analoge: en flippermaskine, et bordfodboldbord, eller hardwarekast udenfor, hvor gamle skærme flyver, og længste kast vinder.

En retrokonsol med gamle spil og et par sofaer er en sikker vinder hver gang. En 1-mod-1 mod en tidligere professionel Counter-Strike-spiller trækker også altid folk til. Og præmierne behøver ikke være store — et gavekort til en fransk hotdog i kiosken kan sagtens være nok.

Strøm, netværk og servere

Det hele står og falder med, at strømmen og netværket bare virker. Ingen husker et event for det stabile netværk — men alle husker nedbruddet.

Strøm: En korrekt udlægning og beregning af el-materiellet betyder alt. Er strømmen trukket forkert, kan et helt bord miste strømmen på én gang — sure deltagere, og i værste fald ødelagt udstyr og tabt data. Fordel deltagerne over flere faser, så et udfald kun rammer få. Regn med 1 ampere (230 watt) pr. plads.

Netværk: Uden det interne netværk, intet internet. Spar ikke på switche og kabler — man får, hvad man betaler for. Brug managed udstyr med ordentligt uplink, så en død port kan findes, før deltageren selv opdager den.

Spilservere: Meget spilles online i dag, men lokale servere har stadig fordelen: I er ikke afhængige af internetforbindelsen, og I bestemmer selv over kampene og indstillingerne.

Det er her, vi kommer ind i billedet: vi lejer netværk og el-materiel ud i pakker med alt inkluderet, og I kan regne prisen ud på forhånd — med opstilling, spilservere og 24/7 on-site support som tilvalg.

Bordplan

Hvordan pladsen udnyttes, afgør både hvor mange deltagere der kan være i hallen, og hvor meget udstyr der skal bruges. Regn i borde med 48 pladser — så udnyttes en bordswitch og en eltavle fuldt ud, og regnestykket bliver simpelt: ét bord, én switch, én tavle.

Tegn bordplanen, før I lejer noget som helst: bordrækker, brandveje, scene, kiosk og EXPO-område. Send os plantegningen eller et deltagertal, så får I en stykliste og en pris retur.